私は１日を１プロジェクト２時間、８プロジェクトに分けてます。移動や食事時間も含んだ活動のすべてがあります。
これは小売りサービス業の勤務シフトを組むのと同じ要領です。
こなす仕事量に合わせて人員を投入します。それと同じ発想、やり方です。

まず、 仕事量があり、次に、やり方があります。
やり方を最適にすることで、時間短縮ができます。
次に、やり方をその通りにこなせるスキルが必要になります。

そこでスキルを身につけます。

以上が、時間管理の基本。

まず、儲かっているお店なら、ルーズなシフトを組んでもコストを吸収できますが、そうでない場合、あるいは無駄をしたくない場合は、適正を心がけます。

「必要なことだけする」これはすごく大事なこと。

そこで、まずしないことを決めます。
それには、 まず「したほうがいい」ことを見つけます。
「したほうがいい」ことは多分に余計なことである場合が多い。
「しなければいけない」と「したほうがいい」の線引きは性格に影響を受けるので個人差があります。好き嫌いから離れて客観的でシビアな判断がポイントです。

しなければいけないことだけを残して、たたき台となる１ヶ月のスケジュールを組みます。適正な優先順位を決めます。スキルがあればこなせるはずです。

さて、自分が自分のスケジュールを組むのですから、スキルはあるはず。
ところが、スケジュールをこなせない現実に直面するのは、どうしてでしょうか？

感情が働いて、行動していない時間がないでしょうか？
気分的に疲労してしまい、事務仕事にまで気が回らないことがないか、気をつけたい。

「なにもかも自分が処理する」が毎日続くと、気が滅入って当然。置いたコップは自分が動かさない限り、ずっとそこのあるという現実が重い。
事務仕事は、自分の問題、事後処理が中心。クライアントは関係ありませんので、前のめりで仕事していると、どうしても後回しになりがちです。

そこで一番の大敵になるのが「気分」。
言い換えると、気の持ち方でどうにでもなる。そもそも考えても仕方のないことに時間を使っていないかどうか。

ため息つくのは「しなkればいけないこと」ではないけれど、「したほうがいいこと」である場合もある。
ため息つかなくても、死なない。でもため息つくことで元気が出るなら、ため息をつくことも必要。睡眠時間と同じ扱いです。

何時間寝るのが適正なのかという判断で時間を決める。同じく考えて仕方のないことを考える時間をスケジュールに入れる。過剰に摂取しないように注意する。もし過剰に摂取すれば睡眠時間や休憩時間を削るようにするけじめを持つ。

行動していない自分の発見をするのが先です。
それができたら、仕事のやり方の適正化です。
仕事のやり方の合理化は、まとめること、つまり１回あたりの仕事量を増やすことです。
たとえば、３時間、荷造りに専念するひとのスピードと、１時間企画書書いて、１時間事務処理して、１時間荷造りするひとでは、３時間、荷造りに専念するひとの方が断然速いし、上手です。

生産性の悪さの原因は仕事が少ないからです。
これはチラシを印刷するのと同じ理屈。100万枚印刷するのと、100枚印刷するのでは、1枚あたりの単価が違う。

どうすればいいものを作れるかより、どうすればまとめられるかを先に考えます。１週間に１回とか、１ヶ月に１回とjか、状況にあわせてまとめていきます。
まとめて、最初にあげたようにプロジェクトにする。１プロジェクト２時間が基本ですが、１回に３プロジェクトあてると集中できます。

次にやり方の追求です。
まず探し物をしなくていいように、収納を合理化する。たとえば当社なら、宅急便を毎日使ういますが、出荷伝票は、宅急便のスタッフの方とやりとりをする場所に伝票入れの箱を用意していて、そこに収納しています。
伝票を持ってウロウロする必要がないし、そこには宅急便の伝票しかない。バーコードは壁に貼ってあるので、スタッフの方はそれをスキャンする。
収納場所に自分が動くのではなく、行動に合わせて収納することで、自然に整理できていきます。行動の仕方に合わせて配置していきます。

私は数年間にわたって、駅弁とマクドナルドのドライブスルー中心の食生活の挙げ句、救急車で運ばれる羽目になり仕事環境を見直しました。
我が社にはクライアントが来社されますが、我が社の業務の性格上、比率では圧倒的に出向くほうが多い。来社は業者さんが中心です。そこで体裁より質を重視して最大の課題をどのようにクリアするかを中心に見直しました。

まずなにより考え事に集中できるようにしたい、慣れたスタッフが結婚したりして退職していくムダをなくすことを重視、数年前に半年かけてハブ志向で、スタッフはSOHO、在宅勤務に切り替えました。
そのときにオフィスの場所も移転。現在は隣が２４時間営業スーパーで、しかもコンビ二もあるし、駅まではほとんど傘なしに行けますし、高速道路のゲートも車庫から一直線。これらはすべて苦肉の策なのです。 事務処理も同じく、行動中心に合理化をめざました。

カオスは自然発生的にできあがります。たとえば帰宅されてポケットのものをどこかに置く。置き場も置き方も、その行動パターンはひとによって違います。
それを習慣化でルールを遵守できるようにする。
でもすべて自分がこなす状態では、自分勝手にふるまう自分を許す自分がいるはず。その現実を無視せずに接点を見つけて実現可能な方法を見つけていく。
なにごとについても、完璧主義は決していい結果をもたらさないを前提にしています。

時間だけがすべての人に平等に与えられたリソースという考え方に立てば、なにもかも自分でするのは、ハンディとしか言いようがありませんね。
どうしてハンディが生じているかに注目すると、生産性のレベルに問題があるのが結論でしょう。

つまりハンディを払拭するには。生産性をあげるしかない。それができない場合は、これまでと同様にかかるコストを時間に置き換えるしかない二者択一と向き合うことは避けられません。
結局、対策は生産性をあげるしかありません。
その実現は、必要なことへの集中。必要なことだけする。ひとりで全部するにこだわっていると、いつまでも生産性アップは難しい。
突破するために最優先すべきは、必要なことだけへの集中です。

　▼こちらも参考にしてください。

　　時間管理、目標管理ができない。作っても守れない。

　　目標から、いつ脱線したのが判らない。

　　感情の表現と感情的な行動はどう違うの？

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